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経理の仕事、効率化タイムハック10カ条(1/10)

仕事の能率が上がらない、いつも締切に追われている、同僚・同期よりも、仕事が遅い気がする...そんな悩み、ありませんか。

仕事の生産性が上がらない理由は、ズバリ時間のムダづかい。いやいや、ちゃんと始業から終業まで脇目もふらずに仕事してますが~っ、という反論はあるでしょうけれども、重要なのは、その努力が「最適の努力」になっているかどうか。仕事がデキるビジネスパーソンの「時間活用テクニック」を身につけ習慣化することで、あなたの努力は見違えるような成果として報われるようになるはずです。

全10カ条の仕事効率化タイムハックを、10回連続でご紹介していきます。



タイムハック1.スケジュールをルーチン化する。

経理の仕事は、毎年の決算や年末調整、毎月の給料計算や入金、毎日の現金出納や帳票整理など、あらかじめ想定される業務がある程度決まっているところが特徴的です。こういった繰り返しの業務のスケジュールは、すべてスケジュール帳に書き起こして、ルーチン化してしまいましょう。


ルーチン化のメリットは、大きく3つあります。

ひとつは、仕事ごとに適正な作業時間を確保できるようになること。
定期的に発生する繰り返しの業務は、原則的には作業の総量が変わりません。週に6時間の作業が必要な業務であれば、たとえば、毎週月曜・火曜の午前中、という風にあらかじめ決まった時間を割り振ってしまうことで、作業の漏れや締切の遅れを、完全に防ぐことができるようになります。

まずはズラせない予定をすべて、スケジュール帳に書き起こすことが、仕事効率化の第一歩なのです。



ひとつは、自分の余力を確認できるということ。
予定を埋めるという作業は、逆に空白となっている「空きスケジュール」を視覚化していく作業でもあります。
ズラせない予定があらかじめ決まっていれば、突発的な仕事が入ってきた場合、自分の余力と照らし合わせて、「受けられる/受けられない」の判断が容易につくようになります。

仕事でトラブルを起こさないためには、「受けられない」判断をできるようになることが非常に重要です。自分のスケジュールの空きを、たとえば「月・水・金の午後」と認識していれば、それ以上の仕事を抱え込むリスクを避けることができるようになります。



ひとつは、仕事にリズムができること。
「ルーチン化」という言葉は、ときに悪いイメージでとらわれがちですが、優れたスポーツ選手や料理人が、ひたすら基礎を反復するのは、本番で最大限の能力を発揮するため。人間がもっとも高いパフォーマンスを発揮できるのは「慣れた状況」の中なのです。

職場で、仕事ができる人を観察してみてください。きっと、効率化されたマイルールを愚直なまでに徹底して守っているのではないでしょうか。このようなマイルールは、極力シンプルにすることが肝心。複雑すぎるルールでは、覚える・実行する段になって、負担と混乱を強いられてしまうからです。たとえば、月曜日には書類整理、火曜日は書類作成、水曜日は打ち合わせ...といったように、曜日単位で、スケジュールをリズム化していくことをオススメします。



仕事をルーチン化する上で重要なのは、決められた予定を後ろ倒しに変更するのは絶対に禁止だということ。人間は弱い生き物です。一度破ってしまったルールは、二度と確実には守れません。

まずは、多少のトラブルがあっても確実に予定を遂行できるだけの余裕を見て、スケジュールを組んでみてください。2時間かかりそうな作業であれば、3時間分の予定を確保しておく、といった具合です。
さらに、1日の終わりに1~2時間、あるいは金曜日の午後をまるまると、万が一にも作業が遅れた際のバッファとして空けておくと安心です。

もし、あなたの仕事に周囲がイライラしているのであれば、それは作業が遅いからではありません。「できる」と言っていた作業が、申告された時間までに「できていない」からです。スケジュールのルーチン化によって、約束を守るという習慣を身につけていきましょう。



その他の、効率化タイムハック。

タイムハック2.午前は書類作成、午後に人と会う。
タイムハック3.5分以上の時間を要するスケジュールはすべて書き出す。
タイムハック4.スケジュール帳をデジタルで管理する。
タイムハック5.1日分のToDoは常に目に付く場所に貼り出しておく。
タイムハック6.就業前に翌日のToDoを書き出しておく。
タイムハック7.金曜日に翌週分のスケジュールを書き直す。
タイムハック8.1日分の資料を始業時に用意する。
タイムハック9.重要なスケジュールにはアラームを設定する。
タイムハック10.月末に1カ月分のスケジュールを振り返る。

よろしければ、こちらもご覧ください。

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