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経理の仕事、効率化タイムハック10カ条(2/10)

タイムハック2.午前は書類作成、午後に人と会う。

重要な作業は午前中に入れるよう心がけてください。午前中なら社内・社外とも、まだ活発に動き出す前の時間なので、電話や打ち合わせなどの流動的なできごとに作業の手を止められることが少ないからです。役職づきのひとは午後からゆっくり出社する、という意味の「重役出勤」という言葉がありますが、実は出世するひとほど出社時間が早くなっていくのが真実です。

デキるビジネスパーソンの中には、始業前の2時間に、その日の作業を終わらせるというひともいます。邪魔の入らない静かなオフィスで書類作成に集中して、ひとが出入りする就業時間中には、余裕をもって作成した資料を読み直したり、同僚や上司・部下と情報交換したりするのだそうです。

データを扱う経理の仕事では、ささいな計算間違いも許されません。作業の途中、何度も誰かに話しかけられ、その都度、集中力を切らしてしまうのは失敗のもと。ですから、邪魔の入りにくい午前中は、ひとりだけで集中して書類を作成するのに適しているわけです。午前中はまだ眠くて集中できないから...なんて言い訳をしていると、午後にはもっと、書類作成に集中しづらい環境がやってくるのです。



午後は社内・社外の人間が活発に出入りします。
打ち合わせや会議など、突発的・流動的な予定が入りやすい午後の時間は、ルーチン化されたスケジュールを入れておくのには適していません。割り切って、人と会う時間と考えるべきです。上司に報告・相談する、部内で打ち合わせする、社外のスタッフと進捗確認する、経費を精算する、などの予定を積極的に入れていくと良いでしょう。

あるいは、想定外の事態が発生し、やるはずだった作業が終わっていない場合の「保険」の時間としてスケジュールを確保しておくのもオススメです。もちろん、1日の作業がすべて想定通りに完了した場合は「保険」の時間をどう使おうと自由です。早めに退社する、明日の予定を先に片づける、自主的な勉強時間にする...何をしても、誰にも怒られません。

筆者は、1日の予定を終えたこの自由な時間のことを、「ご褒美タイム」と呼んでいます。1日の終わりに「ご褒美」が待っていると考えたら、スケジュールをこなしていくことが楽しみにもなる訳です。



その他の、効率化タイムハック。

タイムハック1.スケジュールをルーチン化する。
タイムハック3.5分以上の時間を要するスケジュールはすべて書き出す。
タイムハック4.スケジュール帳をデジタルで管理する。
タイムハック5.1日分のToDoは常に目に付く場所に貼り出しておく。
タイムハック6.就業前に翌日のToDoを書き出しておく。
タイムハック7.金曜日に翌週分のスケジュールを書き直す。
タイムハック8.1日分の資料を始業時に用意する。
タイムハック9.重要なスケジュールにはアラームを設定する。
タイムハック10.月末に1カ月分のスケジュールを振り返る。

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