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経理の仕事、効率化タイムハック10カ条(3/10)

タイムハック3.5分以上の時間を要するスケジュールはすべて書き出す。

もうひとつ身につけたいのは、5~10分程度の小さな予定でも必ずスケジュールに書き出すという習慣です。たとえば、経費の精算などは、ものの数分で完了する、単純な作業です。けれども、会いに行った社員さんが不在だったり、急ぎの仕事で手が離せなかったりしたら...待ちぼうけをくって、想定外に時間を消費してしまう可能性があります。

いつになるかわからないからと後回しにしてしまえば、経費の精算という作業自体、まるごと忘れてしまうかもしれません。この、「忘れる」という状態が仕事効率化の大敵。後ろ倒しにされたまま、どこにも記録されていない予定は、よりによって一番忙しいときに限って、想定外のトラブルとして集中してしまうものなのです。


人間とは、忘れてしまう生き物。記憶力に頼ったスケジュール管理は、いずれ必ず大きなミスへと繋がります。スケジュールは、「記憶」ではなく「記録」に残す。特に忘れてしまいがちな、短時間で終わる要件ほど、きちんとスケジュールに書き出しておくべきなのです。


具体的に、短い予定をどのようにスケジュール帳へと書き出せば良いでしょうか。まずは「雑務」の時間を1日に1時間程度、確保してみましょう。細々とした予定はすべてここで、処理してしまうのです。5分程度かかる予定が3~4本ある場合は、30分。10分の予定が3〜4本あるならば、60分程度。多めに時間をとっておけば、ひとつひとつの予定に多少の誤差があっても、吸収は容易です。こういった小さな予定をひとつの時間に完結させておくことで、他の作業(書類作成などの時間)の時間を邪魔・分断されなくなる、というメリットもあります。

つぎに、スケジュール帳の「雑務」の時間の中に、その日こなすべき小さな予定を箇条書きにしてひもづけていきましょう。ポイントは、どんなにささいな、くだらなく思える要件でも必ず書き出すこと。重要度が高くても低くても、一定の時間が必要な要件であることに変わりはありません。
具体的には、以下のような「記録」になるかと思います。


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11:00〜12:00
<雑務>
経費精算→営業部田中さん
経費精算→広報部吉井さん
打ち合わせ資料のコピー(課長からデータ受取)
ランチの相談→小林くん
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もちろん、あまった時間の使い方は自由です。

その他の、効率化タイムハック。

タイムハック1.スケジュールをルーチン化する。
タイムハック2.午前は書類作成、午後に人と会う。
タイムハック4.スケジュール帳をデジタルで管理する。
タイムハック5.1日分のToDoは常に目に付く場所に貼り出しておく。
タイムハック6.就業前に翌日のToDoを書き出しておく。
タイムハック7.金曜日に翌週分のスケジュールを書き直す。
タイムハック8.1日分の資料を始業時に用意する。
タイムハック9.重要なスケジュールにはアラームを設定する。
タイムハック10.月末に1カ月分のスケジュールを振り返る。

よろしければ、こちらもご覧ください。

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