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経理の仕事、効率化タイムハック10カ条(4/10)

タイムハック4.スケジュール帳をデジタルで管理する。
スケジュールの管理は、手書きのスケジュール帳・システム手帳よりも、デジタルデータでの管理をオススメします。デジタルのスケジュール管理アプリケーションとしては、具体的には、Google Calendarや、Macユーザーであれば、iCalなどが一般的で、使い勝手も上々です。難しい操作などは一切なく、誰でもものの数分でひと通りの使い方がわかるようになるでしょう。

それでは、手書き手帳ではなぜダメなのか。デジタル手帳を使うと何が良いのか。スケジュール管理ツールとしてのメリットとデメリットを一覧化してみましょう。


<手書きの手帳のデメリット>
・一度書き込んだ情報を消すことができない。
・一度書き込んだ予定を変更するのが面倒。(→予定の変更をしなくなる)
・書き込める情報量に限度がある。(→付加情報をつけづらい)
・判読性が悪い。(→自分で書いた文字が読めないことも)
・過去のデータを閲覧しづらい。(→1年前の手帳は持ち歩きもしない)
・手帳に書き込んだ情報を他人に見せ共有するのが面倒。
・手帳が手元にないとスケジュールが確認できない。


<デジタル手帳のメリット>
・一度書き込んだ情報もワンクリックでキレイに削除できる。
・予定を何度変更してもスケジュール帳が汚くならない。
・書き込める情報量に限度がない。(→写真・画像・資料等のデータも容易に貼り付けられる)
・判読性が高い。(→活字で入力するため)
・過去に入力したスケジュールのすべてを閲覧できる。(→検索機能も充実)
・スケジュールをプリントアウトして他人に共有できる。
・携帯電話やPCなどで端末間でデータ共有すればいつでもどこでもスケジュールが確認できる。


手書きの手帳のデメリットを、デジタルの手帳はほぼ完全に補完しています。特に効率的な時間管理のためには、頻繁なスケジュール変更は必須の作業。予定変更を前提としない手書きの手帳では、そもそも「効率化」の思想を実現するのは困難と言わざるを得ません。


また、スケジュールのプリントアウト機能も強力です。1週間ごとの予定、あるいは1カ月ごとの予定を机の横にでも貼り出しておけば、いちいちスケジュール帳を開き該当するページを探す手間から解放されます。変更があった場合も、パソコン側でスケジュール調整した後、もう一度プリントアウトすれば良いだけです。

さらに、予定をプリントアウトすることで、上司への業務の進捗報告や、同僚らとのワークフローの確認も手軽になります。「共有」性という特徴は、手書きの手帳にはないメリットです。


手書きの手帳と市販のカレンダーを併用する場合は、予定の変更がある度に転記の二度手間三度手間が発生し、しかもどんどん読みづらくなっていってしまいます。効率的な仕事時間の管理を目指すなら、スケジュールには常に可変性があることを認識しなければなりません。

上司から一方的に命令された雑用、長引いてしまった会議、予想より大幅に早く終わった作業...こういった想定外の事態が起きるたび、自分の手持ちの時間をいかに効率的に再配分することができるかどうかが、仕事の効率化=タイムハックのキモ。手書きの手帳では、変化の早い現代ビジネスシーンへの対応に限度があるのです。


その他の、効率化タイムハック。

タイムハック1.スケジュールをルーチン化する。
タイムハック2.午前は書類作成、午後に人と会う。
タイムハック3.5分以上の時間を要するスケジュールはすべて書き出す。
タイムハック5.1日分のToDoは常に目に付く場所に貼り出しておく。
タイムハック6.就業前に翌日のToDoを書き出しておく。
タイムハック7.金曜日に翌週分のスケジュールを書き直す。
タイムハック8.1日分の資料を始業時に用意する。
タイムハック9.重要なスケジュールにはアラームを設定する。
タイムハック10.月末に1カ月分のスケジュールを振り返る。

よろしければ、こちらもご覧ください。

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