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経理の仕事、効率化タイムハック10カ条(5/10)


タイムハック5. 1日分のToDoは常に目に付く場所に貼り出しておく。

タイムハックの世界では有名な、こんなエピソードがあります。
自社の業績不振に悩んだ鉄鋼王チャールズ・シュワップが、経営コンサルタントのアイビー・リーに、どうしたら社員の仕事は能率が上がるか相談しました。そこでアイビー・リーが提案した「タイムハック」の手法は、以下のようなものでした。


1.すべての社員が1日の終わりに、明日、しなければならないことを6つ書き出す。
2.書き出した6つのToDoに、重要度が高いものから順に1〜6の数字を振る。
3.翌日、優先順位の高い順に作業をする。
4.終わらなかった作業は明日に持ち越す。
5.上記の1〜4の工程を繰り返す。


実にシンプルな何気ない手法に見えますが、チャールズ・シュワップの会社はこのタイムハックを導入したことで経営を立て直すことに成功して、アイビー・リーのアイデアに2万5千ドル(現在価値5000万円)を支払ったそうです。


実際にこの流れを、リストにしてみましょう。



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<1日目>
1.給与計算→人事部
2.経費生産→田中さん、吉田さん
3.業務報告書の作成→部長
4.業務改善に関する企画書の資料収集
5.業務改善に関する企画書の作成
6.新入社員歓迎会の会場探し


<2日目>
1.業務改善に関する企画書の作成(前日からの繰越)
2.企画会議→経理第2チーム
3.企画書の修正・共有
4.新入社員歓迎会の会場探し(前日からの繰越)
5.経費精算→岡山さん、優木さん
6.経理スケジュールの見直し
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このタイムハックのキモは、タスクにプライオリティをつけるということ。毎日、明日の作業の流れをイメージするだけで、「何をしていいのかわからない」ムダな時間はなくなり、生産性がぐっと高まります。

心がけてほしいのは、タイムハック1~4で取り上げたスケジュールと、1日ごとのタスク管理をリンクさせること。このタイムハックでは、優先順位の高い順に作業していく訳ですから、スケジュール帳の中でも必然的に、早い時間に書かれた予定ほど、重要度が高くなります。いわば、このToDoは、スケジュール帳の中から1日分の予定だけを切り出したものと、言うこともできます。スケジュール帳とToDoの内容にズレが出た場合は、速やかにそのズレを修正しましょう。

また、ぜひ実行してほしいのは終わった作業をアカ線で塗りつぶす作業。
完了したタスクをひとつ塗りつぶすと、残りのタスクも早く塗りつぶしたくなるものです。人間とは、ゼロからイチをつくるのには精神的な抵抗を強く感じる生き物ですが、メモに書き出したタスクを塗りつぶすという「ゲーム」の感覚を取り入れることにより、1日の作業に連続性をもたせることが可能となります。早くつぎの作業に取りかかりたくなるという楽しみを、ぜひ一度、体験してみてください。


その他の、効率化タイムハック。

タイムハック1.スケジュールをルーチン化する。
タイムハック2.午前は書類作成、午後に人と会う。
タイムハック3.5分以上の時間を要するスケジュールはすべて書き出す。
タイムハック4.スケジュール帳をデジタルで管理する。
タイムハック6.就業前に翌日のToDoを書き出しておく。
タイムハック7.金曜日に翌週分のスケジュールを書き直す。
タイムハック8.1日分の資料を始業時に用意する。
タイムハック9.重要なスケジュールにはアラームを設定する。
タイムハック10.月末に1カ月分のスケジュールを振り返る。

よろしければ、こちらもご覧ください。

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