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経理の仕事、効率化タイムハック10カ条(6/10)

タイムハック6.終業前に翌日のToDoを書き出しておく。
ToDoリストを毎日更新した方が良いことは、「タイムハック5」で述べました。それでは、そのToDoリストを更新するのに都合が良い時間はいつでしょうか?
もちろん、終業直前、1日の仕事が終わったときです。
その他の時間にToDoを更新すると、様々な問題が発生します。ここではその問題を検証することで、逆説的に終業前の更新が良い理由を探っていくことにします。



まず、仕事中にToDoを更新するデメリットは何でしょうか。
1日の仕事のうちに何度もToDoリストを更新していては、その日にやるべきだった仕事が何かわかりづらくなります。優先順位の入れ替わりが繰り返し行われると、予定していた仕事の進捗は滞ってしまいます。

結果、スケジュールは短期的にも、長期的にも機能しなくなります。
これでは、せっかくのタイムハック技術がまるで役に立ちません。その日にやると決めたことをその日に終えるためには、仕事中のToDo更新は望ましくありません。



始業前にToDoを更新するのはどうでしょうか。
一見、1日の最初にやるべきことを確認する作業は理に適っているように思えます。しかし、ToDoの中には下準備が必要な場合が多々あります。

たとえば領収書の授受など、他人の予定に合わせなければならないToDoは、当日になって「今日中によろしく」と頼むより、前日のうちから「明日の11時にお願いします」と了承をとっておく方がスムーズです。「いや、今日はこれから外回りだから時間がとれない」と断られてしまったら、その日やるべきToDoが、達成できなくなるからです。

他人のスケジュールを押さえるという行為から不確実性を確実に取り除くには、始業前のToDo更新では間に合わないことも多いのです。



それでは、終業前のToDo更新のメリットを見ていきましょう。
前日までのアポであれば、他人のスケジュールを押さえやすいことは、言うまでもありません。確実を期すのであれば、ToDoの中にも、「〇〇さんのスケジュールを押さえる」という項目を立てるのが効果的です。他人のスケジュールという不確定要素をコントロールすることで、ToDoの達成率は劇的に改善されます。

また、前日にToDoを更新しておくことで、翌日のための「仕込み」ができるということがあります。たとえば他人とのアポについてもそうですが、資料作成の要点を上司や同僚と相談しておいて、必要要件のブレをなくしておく。あるいは翌日使う資料を帰り際に書店で購入しておく。こうした下準備によって、作業の精度は随分高まります。

さらに、退社出社の通勤時間や、食事・風呂などのふとした時間に、翌日の作業の脳内シミュレーションを繰り返せる、というメリットもあります。ぶっつけ本番で仕事にとりかかるよりも、「明日の作業はまずこれをして、あれをして、その際に気をつけることがいくつかあって、昼食はいつもより10~20分遅れそうで...」と、一度、翌日の仕事の一連の流れをイメージしておく方が能率は上がります。



終業前のToDo更新は、翌日分の作業からムダを取り除き、不確定要素を排除して、より効率的に改めることに効果が望めます。どうせ同じToDo管理を実行するなら、もっとも効果の高い「終業前」という時間を強くオススメします。


その他の、効率化タイムハック。

タイムハック1.スケジュールをルーチン化する。
タイムハック2.午前は書類作成、午後に人と会う。
タイムハック3.5分以上の時間を要するスケジュールはすべて書き出す。
タイムハック4.スケジュール帳をデジタルで管理する。
タイムハック5.1日分のToDoは常に目に付く場所に貼り出しておく。
タイムハック7.金曜日に翌週分のスケジュールを書き直す。
タイムハック8.1日分の資料を始業時に用意する。
タイムハック9.重要なスケジュールにはアラームを設定する。
タイムハック10.月末に1カ月分のスケジュールを振り返る。

よろしければ、こちらもご覧ください。

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