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経理の仕事、効率化タイムハック10カ条(7/10)

タイムハック7.金曜日に翌週分のスケジュールを書き直す。
金曜日は、今週1週間のスケジュールを振り返り、翌週1週間のスケジュールを書き直す日です。

なぜ金曜日なのか。それは金曜日の夜、いわゆる「花金」や、土日の休暇を、何の不安もなくスッキリと楽しむためです。
今週に予定していたタスクがすべて完了しているかどうか。
あるいは週明けに待っているタスクには、何と何があるのか。
あいまいなまま休日を迎えると、漠然とした不安に駆られて、休暇中も心が休まりません。オンとオフをしっかり切り替えて、充電すべきときにしっかり充電するため、金曜日に自分のスケジュールが円滑に回っているかどうか、確認をとっておくことは重要なのです。

スケジュールの振り返りを行う時間は、金曜日の午後をまるまる確保できると良いでしょう。振り返りの途中で予想外の作業漏れや、翌週のための事前準備が必要となる場合があるからです。

長めの時間を確保するのは難しいように感じるかもしれませんが、少し考え方を変えてみてください。

1週間分のスケジュールを綿密に組み立てる作業を怠ると、就業時間中に多くの「ムダ」が発生します。仕事の効率化を最優先させ、安定したパフォーマンスを常時発揮できるようにすることが、タイムハックの目的です。

自分が最大限の能力を発揮できるリズムをいったん身につけてしまえば、金曜日の4~5時間分の作業時間は、月〜木曜日に吸収できるようになるはずです。



それでは、金曜日の午後に行うタイムハックの作業を分解していきましょう。

まずは、今週1週間で行ったタスクを順次確認していきます。
この作業は、デジタル管理しているスケジュール帳と、毎日手書きで用意するToDoメモとを照らし合わせながら行いましょう。
予定通りに進行しなかったスケジュール・タスクは、時間の見積もりが甘かったものです。次回、同様の作業をスケジュール・タスクに入れる場合は、さらに時間を多く見積もって、書き込まなければなりません。

あるいは、関係者からのクレームなど、予想外の事態が発生して達成できなかったスケジュール・タスクは、作業の精密性や事前のコンセンサスが不足していた、という可能性が高いものです。
該当する事案については、やはりさらに多めの時間を見積もって、同じミスを繰り返さないチェック体制を、スケジュール・タスクへと吸収することが必要となるでしょう。



つぎに、翌週1週間のスケジュールを、デジタルのスケジュール帳へと落としこんでいきます。
上述のように、トラブルが発生した事案についてはさらに多くの時間を確保しておかなければ、スケジュールが機能しなくなりますので要注意です。逆に必ず時間が余ることがわかった事案については、割り振りする時間を縮小してバランスをとっていきます。

細かいスケジュール調整は月~木曜日にも随時行っていくことが望ましいですが、金曜日は1週間をひとつの「流れ」として遠目に見渡す唯一の機会です。
こうして、1週間の仕事に、自分にとって心地良い「リズム」を構築していくことができれば、体感的な忙しさは大幅に改善されていくことでしょう。

その他、スケジュールを引くときのコツは、過去タイムハック記事の1〜4をご参照ください。



最後に、もちろん1週間分のスケジュール・タスクの中に、未達成のものがあれば、金曜日の午後にすべて終わらせておくようにしましょう。
予定の先送りは、クセになります。本来ならばその日の遅れはその日のうちに取り戻すことが原則ですが、金曜日の午後、という長めの時間を確保しておくことで、どんなに頑張っても間に合わなかった場合の「保険」となる訳です。

すべてのスケジュール・タスクが達成されて、保険を使わなくても良い日は...早い時間から飲み会に繰り出しても、自主勉強にあてても、金土日と2泊3日の大旅行に出かけても、あなたの自由です。


その他の、効率化タイムハック。

タイムハック1.スケジュールをルーチン化する。
タイムハック2.午前は書類作成、午後に人と会う。
タイムハック3.5分以上の時間を要するスケジュールはすべて書き出す。
タイムハック4.スケジュール帳をデジタルで管理する。
タイムハック5.1日分のToDoは常に目に付く場所に貼り出しておく。
タイムハック6.終業前に翌日のToDoを書き出しておく。
タイムハック8.1日分の資料を始業時に用意する。
タイムハック9.重要なスケジュールにはアラームを設定する。
タイムハック10.月末に1カ月分のスケジュールを振り返る。

よろしければ、こちらもご覧ください。

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