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経理の仕事、効率化タイムハック10カ条(8/10)

タイムハック8.1日分の資料を始業時に用意する。
スケジュール帳やToDoの管理がここまでのタイムハックで身についていれば、始業前には「今日、自分がやること」をしっかり把握できていることかと思います。

そこで、実際の業務に取りかかる前に、1日分の資料をデスクの上に用意してしまいましょう。支払準備業務の予定があるなら、資金繰り表や仕入れ先情報の資料を、重要な部内会議があるなら、会議資料や提出するレポートを、といった具合です。

業務のひとつひとつを効率的にこなしていくためには、何か作業を始めようとするタイミングに、ストレスを極力差し挟まないようにすることです。いざ作業を開始するときに、「必要な資料は何だっけ?」、「その資料はどこにあるっけ?」などいくつもハードルを並べて出だしの一歩を重くしてしまうと、どうしても人間は、「面倒くささ」を感じてしまうものだからです。



朝、1日分の資料を用意してしまうメリットは、2つあります。



ひとつは、上記で説明した「面倒くささ」を、ひとつの時間に一括して吸収できるようになること。
業務と業務の間に挟まる邪魔な小石を、始業前にすべて取り払う一手間によって、ひとつひとつの業務におけるパフォーマンスが、向上されます。
スポーツをする際、あらかじめグラウンドから危険な小石を取り除いておくことをイメージすれば、これが必要な一手間であることがわかって頂けるかと思います。



もうひとつは、仕事モードに入る前の「儀式」として機能するということ。誰しも朝一番の時間には、なかなかエンジンがかからないもの。それは、プライベートの時間と仕事の時間の切り替えがうまくいかず、脳の準備が遅れてしまっているからです。

脳にスイッチを入れるためには、お決まりの「儀式」を実行するのが有効。
たとえば、業務にとりかかる前には必ず「テーマソング」を聴く。朝一番にはよく冷えた缶コーヒーを飲む。といった具合ですが、朝一番に必ず資料を用意する、という行動も同じように定番の「儀式」として機能します。しかも、お手軽でムダがありません。



タイムハック10箇条でこれまで何度も触れてきたように、人間が最大の能力を発揮できるのは、慣れた環境にいるとき。パフォーマンスを向上させる習慣のリズムに「始業前の資料の用意」を取り入れることは、一石二鳥のタイムハックなのです。


その他の、効率化タイムハック。

タイムハック1.スケジュールをルーチン化する。
タイムハック2.午前は書類作成、午後に人と会う。
タイムハック3.5分以上の時間を要するスケジュールはすべて書き出す。
タイムハック4.スケジュール帳をデジタルで管理する。
タイムハック5.1日分のToDoは常に目に付く場所に貼り出しておく。
タイムハック6.終業前に翌日のToDoを書き出しておく。
タイムハック7.金曜日に翌週分のスケジュールを書き直す。
タイムハック9.重要なスケジュールにはアラームを設定する。
タイムハック10.月末に1カ月分のスケジュールを振り返る。

よろしければ、こちらもご覧ください。

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