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経理の仕事、効率化タイムハック10カ条(9/10)

タイムハック9.重要なスケジュールにはアラームを設定する。
デジタルでスケジュール帳を管理する大きなメリットのひとつは、重要な予定にはアラームを設定できることです。

たとえば、重要な会議の10分前にアラームを鳴らすことを習慣にしておくことで、うっかり遅刻をしてしまったり、資料の用意が間に合わなくなるような危険はなくなります。これは紙に書いたスケジュールにはない機能。目の前の作業に没頭していると、ついつい時間を忘れて気がついたら予定をオーバーしていた...なんていう失敗は誰しもあるかと思いますが、アラーム機能を駆使することで、凡ミスによる致命的な失敗は劇的に改善されることになります。

あるいは、スケジュールに書き込んでいなかったToDoの締切の管理にも、アラーム機能は有効です。たとえば「レンタルDVDの返却」といった忘れがちなToDoも、期限の前日にアラーム設定しておけば安心。もう、余分な延滞料金を支払う必要はなくなります。

いわばアラーム機能はあなただけの優秀な私設秘書。あらかじめ、この時間とこの時間に声をかけてくれるようにと設定さえしておけば、絶対に確認モレは発生しません。



アラーム機能を活用する前提にあるのは、人間は忘れやすい動物だ、ということ。その時々にはどんなに完全に覚えたつもりの予定だって、スケジュール帳に書いておかなければ忘れてしまう。スケジュールに書いた予定でも、目の前の作業に没頭していればすっかり存在を忘れてしまう。それが事実です。
ならば絶対に忘れないようにと、自分の記憶力をフル稼働させるのは、能力のムダ遣い。いっそ、面倒なことは外部の記憶能力に任せてしまえば良いのです。

ここまでにご紹介してきたタイムハックの数々は、可能な限り、便利に、手軽に。ローコストでスケジュールを管理するためのコツです。スケジュール帳をデジタル管理するのも、重要な予定にアラームを設定するのも、最小限のコストで最大限のパフォーマンスを引き出すための工夫。大事な予定を忘れてしまう、遅刻のクセがある、スケジュールがどうしてもズレてしまう、集中力が散漫である、といった、仕事上の悩みをお持ちの方は、ぜひ一度は、一連のタイムハックを試してほしいと思います。きっと、それらの悩みはすぐに改善されるはずです。


その他の、効率化タイムハック。

タイムハック1.スケジュールをルーチン化する。
タイムハック2.午前は書類作成、午後に人と会う。
タイムハック3.5分以上の時間を要するスケジュールはすべて書き出す。
タイムハック4.スケジュール帳をデジタルで管理する。
タイムハック5.1日分のToDoは常に目に付く場所に貼り出しておく。
タイムハック6.終業前に翌日のToDoを書き出しておく。
タイムハック7.金曜日に翌週分のスケジュールを書き直す。
タイムハック8.1日分の資料を始業時に用意する。
タイムハック10.月末に1カ月分のスケジュールを振り返る。

よろしければ、こちらもご覧ください。

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