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経理の仕事、効率化タイムハック10カ条(10/10)

いよいよ、仕事効率化タイムハックも最終回です。今回はすべてのタイムハックの振り返りです。ここまでに実践して頂いたタイムハックは以下の通りです。



タイムハック1.スケジュールをルーチン化する。
タイムハック2.午前は書類作成、午後に人と会う。
タイムハック3.5分以上の時間を要するスケジュールはすべて書き出す。
タイムハック4.スケジュール帳をデジタルで管理する。
タイムハック5.1日分のToDoは常に目に付く場所に貼り出しておく。
タイムハック6.終業前に翌日のToDoを書き出しておく。
タイムハック7.金曜日に翌週分のスケジュールを書き直す。
タイムハック8.1日分の資料を始業時に用意する。
タイムハック9.重要なスケジュールにはアラームを設定する。



おそらく、できていること、うまくいかないこと、それぞれあるかと思います。
そういった、タイムハックの効率は、1カ月に1回、しっかり振り返りましょう。

振り返りの時間は、月の最後に確保しましょう。末日でも構いませんが、週ごとのリズムを整えるためには、最終金曜日などの時間にすると良いでしょう。
用意するものは、過去1カ月、毎日終業前に書き出したToDoリスト。そして、過去1カ月分のスケジュール帳(デジタル)のプリントアウトです。

まず、ToDoを振り返っていきます。毎週の振り返りは毎金曜日に振り返っているかと思いますが、1カ月分をまとめて確認することで、未達成となる可能性が高いToDoが発見できます。
後回しにしがちなToDoは、総じて優先順位が低いToDo。未達成を繰り返すのはコスト浪費となので、ひとつにまとめた方が効率的です。
たとえば、「お金をくずす」30分、「経費精算・山田さん」、「経費精算・大河原さん」各5分のタスクを、「経費精算」60分にまとめてしまうといった具合です。


あるいは、他の作業を圧迫する場合は、上司・部下・後輩・同僚などと相談して、担当の作業を受け渡す・交換するという選択肢もあり得るでしょう。

続いて、1カ月分のスケジュール帳を振り返ってみます。
月単位でスケジュールを俯瞰すると、忙しかった週、比較的余裕のある週の、リズムがつかめるかと思われます。
たとえば経費精算のような、比較的「いつでもできる」仕事は、余裕の多い週に割り振っておくと、スケジュールが乱れるリスクを取り除くことができます。

完全にスケジュールが破綻した週は、見通しが甘かったということ。定期的に発生する作業を、余裕のある週に前倒しして調整します。


経理は他の職種と比較して、作業の発生タイミングが一定的で、調整をつけやすい職種。何カ月か、このような振り返り作業をしていくことで、無理なく、安定したパフォーマンスを継続して発揮できるようになるでしょう。
忙しさの均質化ができれば、自分の能力に対して、与えられた仕事の軽重も図りやすくなります。

毎月、スケジュールが破綻するような仕事量は、やはり働きすぎです。大きなトラブルを招かないうちに、上司と相談して社内や外注先企業のリソースを頼るという選択をすべきでしょう。

反対に、毎月空白が多くなるようなスケジュールは、余力の証。さらに多くの責任ある仕事をもらえるよう上司に掛けあっても良いですし、あるいはプライベートを優先させたい方なら、与えられている分だけをキチンとこなしていく、という働き方もステキです。



いずれにしてもスケジュールが破綻した働き方はスマートではありません。タイムハック術で時間を管理するのは、自分の持てる能力を最大限に、ラクしながら発揮するため。ぐうたらなひとほど、実践してほしいのです。
時間に追われる働き方は、そろそろ卒業しましょう。

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