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場所も時間もガッチリ節約!スキャナー書類整理術のススメ

経理にとって、紙の書類の整理は、大きな悩みのタネです。経理が書類を過去に遡って保存しておかなければならないのは、法律によって取引に関わる書類の保存が義務付けられているからです。

しかし近年、状況が大きく変わりました。e-文書法や電子帳簿保存法が改正され、必ずしも見積書や注文書、請求書などの情報を、紙の書類で保存しておかなくても良くなったのです。紙書類の整理に困っている方も、しっかり整理できているから問題ないよ、と感じた方も、一度、書類の電子保存を検討してみてはいかがでしょうか。

電子書類で保存するメリットは、たとえば以下のようなものがあります。



メリット1.書類を保管するロッカースペースが不要になる。
1枚1枚は薄い紙でも、量が増えると膨大なスペースを必要とします。経理部のキャビネットが紙の書類でいっぱいだと、限られたオフィスのスペースを圧迫することになります。電子書類のデジタル管理を推進すれば、紙の保存場所を他の用途に使用できるようになります。スタッフ1人分のデスクスペースくらいは、すぐに確保できるのではないでしょうか。



メリット2.検索性が高い。
たとえば1年前の取引で作成した注文書を探してほしいと言われたとき。紙の書類の場合、探すのが大変です。共有のキャビネットや、自分のデスクの引き出しを何度も何度も探して、1日が終わってしまった...似たような経験は、誰しもお持ちではないでしょうか。

デジタルで書類を管理した場合、社名や事業名、あるいは書類作成日などで、すぐに検索できます。膨大な書類の束を1枚1枚めくって、該当の書類を探しだす非効率性とはお別れができるのです。



メリット3.共有しやすい。
デジタルデータになっていれば、他部署や遠方とのデータ共有もカンタンです。従来は、どの書類がどこにあるかは、経理の人間にしかわかりませんでした。しかし、デジタルデータでフォルダ分けをしておけば、いつ・どんな仕事で・誰と誰が関わったデータなのか一目瞭然。経理部以外の人間でもいつでもほしいデータを検索・閲覧できるようになるのです。



では、具体的に紙の書類をデジタルにするには、どうすれば良いのか?
これも非常にカンタンです。オフィス用のドキュメントスキャナー(安価なものなら数万円くらいで購入できます)で紙の書類をスキャンするだけ。PDFのような汎用フォーマットで保存しておけば、永年的に保存が可能です。スキャンの終わった紙の書類は廃棄しても良いでしょう。

電子書類のデータ名には、日付・企業名・事業名・担当者、などを明記した、一定のルールを決めておくことが望ましいでしょう。たとえば、「20110829_AB商事_CD事業_見積書_担当山田」、といった具合です。少々長いファイル名になりますが、こうしておけば日付・企業名・事業名・担当者など、様々な切り口から書類を検索できるようになります。



いつか見るかもしれない書類は、いつまでも見ることのない可能性の高い書類です。そんな書類に、多くの時間と場所のコストをかけるのはもったいないの一言。まだ電子書類への移行を試みていない会社の方は、検討・提案をはじめてみてはいかがでしょうか。



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