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わかりやすい経理資料をつくる3つのコツ

会計のアウトプットの形式は、従来、賃借対照表と損益計算書とに集約されていました。けれども、それらの資料は会計の知識が深い訳ではない経営者や各事業部門の担当者にとっては、わかりやすいフォーマットをしていません。

これからの時代の経理資料は、企業の活動状況を瞬時に理解できるよう、簡潔にまとめたものでなくてはなりません。では、こういった「わかりやすい」経理資料の特徴とはどういったものでしょう。わかりやすい経理資料をつくる3つのコツを、見て行きましょう。



コツ1.資料を1枚にまとめる。
資料は多ければ多いほど良い、という観念は間違いです。膨大な資料は、読み手に負担を与えます。必要な情報がどこに書いてあるのかが直感的にわからない資料は、その運用が不便極まりないものになってしまいます。

理想は、A4の紙1枚にまとめた資料。経理担当者の説明がなくとも、誰が見ても、一目瞭然で会社の経営状況がわかるよう要約することを目標としましょう。経営に関係する重要な数字はごく限られています。すなわち、総資本利益率、売上高利益率、総資本回転率の3つ。この3つは、賃借対照表と損益計算書のうち、特に重要なところを抜き出した数字なのです。



コツ2.数字は表形式ではなくグラフで見せる。
数字に弱い経営者や各事業部門の担当者にとって、表形式の数字は実感をともなうことが困難です。利益率や回転率を説明する場合は、グラフを使って視覚化してあげましょう。グラフの大きさを見ることで、財産規模に対しての利益(総資本利益率)、売上高に対しての利益(売上高利益率)、企業活動のスピード(総資本回転率)は、説明をするまでもなく一目瞭然となります。

その他の細かい数字は、このようなグラフで全体像を理解させた後、課題や重点として解説を加えていけば良いのです。



コツ3.数字はおおざっぱにまとめる。
1円単位の細かい数字は、数字に弱い読み手に負担を与えます。特別に必要な理由がない場合には、「〇〇億円」、「〇百万円」など、丸めた数字を使うようにしましょう。
会計書類では、1円単位での細かい数字も重要です。しかし、経営を確認するための資料として使う情報は、あくまでわかりやすく、理解がしやすい状態に変換されていなければなりません。



経理職の出身者が経営層に深く関わるようになってきた昨今。その役割は、単なる数値の集計だけにとどまりません。わかりやすい経理資料の作成は、経理職としてステップアップしたひとにとっては必須のスキルとなっていくでしょう。
自分の資料は、経理担当者でなくてもわかるようにまとめられているか。点検してみてください。

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